GoedkeurenBestelling met KING ERP

Inleiding
Medewerkers, die inkooporders (bestellingen) maken naar leveranciers, hebben een bevoegdheid tot een maximum bedrag. Als een inkooporder hoger is dan het maximum bedrag van de medewerker, dan mag de bestelling in King niet worden goedgekeurd, maar moet zijn voorbehouden aan een medewerker met een hogere bevoegdheid.
Deze taak is ontwikkeld voor de volgende King versie
In de administratie is de volgende versie geactiveerd
King Enterprise 5.66
In de administratie zijn de volgende optie(s) noodzakelijk voor deze taak:

Werking van de taak
Het maatwerk betreft twee triggers:
1. Op tabel tabBestelKop.
2. Op tabel tabBestelRegel.
Zodra het vinkje Goedgekeurd wordt aangevinkt, controleert de trigger of de medewerker bevoegd is om het vinkje te mogen aanvinken op basis van het vermelde bedrag in BESTELLING GOEDKEUREN TOT BEDRAG. Het te controleren totaal in de bestelling is exclusief BTW.
Indien een bestelling is goedgekeurd en worden achteraf bestelregels gemuteerd (toevoegen, wijzigen of verwijderen), dan wordt gecontroleerd of het totaalbedrag nog niet de bestellimiet van de medewerker wordt overschreden en zo ja, dan wordt het vinkje Goedgekeurd weer uitgezet. We sluiten geen negatieve bestelregels uit, m.a.w. een bestelregel kan het totaalbedrag verlagen wat mag (bijvoorbeeld retouren).
Mag een medewerker wel bestellingen wijzigen, maar is niet geautoriseerd om bestellingen goed te keuren, dan wordt ook het vinkje Goedgekeurd uitgezet en moet de bestelling door een daarvoor bevoegde medewerker weer worden goedgekeurd.
Ten behoeve van het aanzetten van het vinkje Goedgekeurd gelden de volgende criteria:
1. De loginnaam van de medewerker is gekoppeld aan de Medewerker in King.
2. BESTELLING GOEDKEUREN TOT BEDRAG is ingevuld bij de betreffende medewerker.
3. Het vinkje Goedgekeurd stond uit en wordt door de medewerker aangevinkt.
4. Het totaalbedrag in euro van de bestelregels is kleiner of gelijk aan BESTELLING GOEDKEUREN TOT BEDRAG.
Indien het vinkje Goedgekeurd wordt aangevinkt en wordt niet aan de vermelde criteria voldaan, dan zal het vinkje Goedgekeurd door de controle trigger weer worden uitgezet.
Tevens wordt in REDEN VAN AFKEURING de reden van afkeuring vermeld.
Als wel aan alle criteria wordt voldaan, dan wordt het vinkje Goedgekeurd daadwerkelijk aangezet en wordt een eventuele melding in REDEN VAN AFKEURING verwijderd.
Binnen de bestelling wordt in tabblad Status door King bijgehouden, door welke gebruiker en wanneer (datum en tijd) de bestelling is goedgekeurd, zie voorbeeld hieronder.
Goedkeuren Bestelling tot max Bedrag Versie: 1.0

Extra aandachtspunten:
1. Indien medewerkers zijn gekoppeld aan één gebruikersnaam, dan geldt het laagste maximum totaalbedrag. Is één medewerker niet geautoriseerd, dan geldt dit ook voor alle medewerkers die gekoppeld zijn aan dezelfde gebruikersnaam. Het verdient dan ook de voorkeur om iedere medewerker een eigen gebruikersnaam toe te kennen in King.
2. Binnen King Rechten is het mogelijk om een medewerker vergaand te autoriseren m.b.t. bestellingen, zoals het mogen goedkeuren van een bestelling. Mag een medewerker wel bestelregels toevoegen, maar niet goedkeuren, dan is het voor die medewerker niet mogelijk een bestelregels te muteren, zodra de bestelling is goedgekeurd. Mag een medewerker wel bestellingen goedkeuren, maar het bestellimiet van de medewerker bedraagt € 0,00 (is niet geautoriseerd), dan kunnen wel de bestelregels worden gemuteerd, maar dan wordt na een eventuele mutatie het vinkje Goedgekeurd uitgezet, zodat de bestelling niet meer is goedgekeurd.
3. Er moet in King altijd iemand kunnen inloggen ten behoeve het goedkeuren van bestellingen van bijvoorbeeld bestellingen boven de €5.000,00. In King moet dan een gebruiker aanwezig zijn, die de bevoegdheid heeft om bestellingen boven de €5.000,00 te mogen goedkeuren. Indien in King niemand beschikbaar is om deze bestellingen goed te keuren, dan is het onmogelijk om bestellingen boven de €5.000,00 goed te keuren.
4. Als het gaat om controle van bestelling op maximum bedrag dan is dat altijd voor de huidige bestelling. Andere bestellingen die open staan, tellen niet mee.
5. Iedereen, die is geautoriseerd om gegevens binnen medewerkers te mogen wijzigen en ook bestellingen mag goedkeuren, kunnen zichzelf tijdelijk een hogere bestellimiet toekennen, waardoor hij of zij wel een bestelling kan goedkeuren, terwijl hij of zij formeel die bevoegdheid niet heeft.
6. Indien een medewerker inlogt in King met een andere gebruikersnaam en deze is gekoppeld aan een medewerker met een hogere bevoegdheid, dan kan hij of zij bestellingen, namens deze medewerker, goedkeuren, terwijl hij of zij formeel die bevoegdheid niet heeft. Advies is geen inloggegevens t.b.v. King te delen met andere medewerkers.
7. Indien de bestelling is gemaakt op basis van een vreemde valuta, dan wordt dit gecontroleerd op de tegenwaarde in Euro. Hiervoor wordt de koers uit King toegepast, die op basis van de besteldatum van toepassing is.